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Controles en el proceso de elaboración de Nóminas

Una empresa que carece de un adecuado sistema de control interno, se expone a perder
activos, incurrir en gastos innecesarios, cometer errores en la presentación de la información
financiera, además de no ofrecer confianza a los accionistas o a los propietarios si es un
negocio individual.

En el proceso de la elaboración de las nóminas existen situaciones que debido a la falta de un
adecuado control interno, se pueden cometer errores en los cálculos y los pagos mensuales
que se efectúan a los empleados. La nómina de sueldos es un documento donde se tiene un
listado de los empleados de la empresa y se acumulan datos de pago de sueldos del personal
por las actividades que desarrollan bajo la dirección del patrono.

El trabajo en la preparación de la nómina varía de una entidad a otra, sin embargo, para toda
empresa se requiere documentar el cálculo de los pagos efectuados y reportar en un orden
lógico la acumulación de los datos individuales por empleado y los totales de sueldos pagados
mensualmente, debido a esto, es de gran importancia para las empresas tener el control de
este proceso, tener el mayor cuidado en cada detalle a fin de que existan controles que sean
aplicados y evaluados constantemente para la preparación, registro, aprobación y pago de la
nómina para minimizar la existencia de los errores humanos que se dan frecuentemente.

Los errores que se pueden cometer en el proceso de elaboración y pago de las nóminas
pueden ser los siguientes:

– Pago de sueldos a personal que no existe.
– Pagos por trabajos que no se realizaron.
– Ausencia de la verificación de cálculos por una persona distinta a la persona que elabora
la nómina.
– Falta de autorización de los pagos de sueldos.
– Contabilización incorrecta.
– Ausencia de archivos de personal actualizados.
– Falta de documentación que respalde el cumplimiento de las responsabilidades sociales y
fiscales de los empleados.

Para reducir el nivel de errores en el proceso de elaboración de las nóminas, es importante considerar la segregación de funciones entre la elaboración, revisión y pago de los sueldos. Se
debe verificar que existen expedientes de personal actualizados y que se sigue un orden
preestablecido en la documentación que respalda el expediente de cada empleado para evitar
la improvisación, debido a que los expedientes de los empleados es la base de la información
inicial a consultar por cada persona contratada, de esa cuenta, se debe verificar que existe la
documentación mínima de respaldo siguiente: informe de admisión del empleado, contrato de
trabajo, constancia del goce de vacaciones anual, constancia de la declaración jurada ante el
patrono para descuentos de retenciones del Impuesto Sobre la Renta, constancias del pago del
boleto de ornato anual, entre otros.

Finalmente, hay que considerar que para que los sueldos sean deducibles de los ingresos y
aceptados fiscalmente como gastos de operación, se requiere comprobar los pagos al Seguro
Social de cada empleado, cuando el número de empleados sea de 3 o más personas, que
existan planillas de respaldo, que se pueda comprobar el pago, que exista el libro de salarios y
retenciones de Impuesto Sobre la Renta sobre los salarios que superen el mímino vital.

Hoy se requieren más controles contables, fiscales y administrativos que garanticen la
exactitud en el control y pago de los sueldos, tómenos en cuenta de requerir algún apoyo
profesional.

Autor: José Alejandro Núñez Duarte / Auditoría

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