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Uso de las Notas de Crédito y Débito

Las notas de crédito y de débito son documentos autorizados por la Administración Tributaria
que se utilizan para varios propósitos. Las notas de crédito pueden utilizarse para aplicar un
descuento por pronto pago o para documentar las devoluciones de mercadería previamente
facturadas, en tanto que las notas de débito se utilizan para incrementar el valor de la factura o
deuda del cliente, para hacer un cargo por mora en una factura emitida en caso un cliente se
atrasará en su pago. En ese orden de ideas, para una entidad las notas de crédito significan
pérdida y las notas de débito significan un ingreso.
Basado en la legislación fiscal vigente, las características que deben cumplir estos documentos
se detallan a continuación:

– Cuando se emitan las notas de crédito o de débito, el documento original se entregará al
cliente y la copia que queda en los archivos de contabilidad deberá ser firmada y sellada de
haber sido recibida por parte del cliente.
– La nota de crédito se deberá registrar en la contabilidad del ente emisor dentro de un
plazo máximo de dos meses contados a partir de la fecha en que fue emitida la factura que la
afecta, para corregir el débito fiscal en las declaraciones del Impuesto al Valor Agregado.
– Hacemos la observación que cuando han transcurrido los dos meses que estipula la
legislación fiscal, la nota de crédito se emitirá para corregir la operación que se pretende, sin
embargo, el débito fiscal no se aplica corrigiéndolo en las declaraciones del IVA y se contabiliza
como un gasto no deducible.
– En la descripción de las notas de crédito y de débito se deben consignar el nombre, el
NIT y dirección del cliente y el valor monetario de la operación a realizar.
– En las notas de crédito en particular, se coloca el número y fecha de la factura por la cual
se emite.

Derivado de lo anterior, la administración de cada entidad debe cuidar cada detalle que
requieren las notas de crédito y de débito para que tengan plena validez fiscal y contable para
soportar los registros que se han efectuado en cada ejercicio fiscal.
Un ejemplo del uso de las notas de crédito es para el caso en que un cliente devuelve
mercadería, se emite la nota de crédito para corregir la factura emitida con el valor de la
mercadería que se recibe, con lo cual se disminuye la deuda del cliente y se regulariza el
ingreso registrado previamente disminuyéndolo.
Un ejemplo del uso de las notas de débito es utilizarlas para cobrarle intereses a un cliente por incurrir en mora en los pagos de sus cuentas por cobrarles, la administración de la entidad
emitirá una nota de débito por el valor de los intereses más el IVA, en este caso, para el emisor
de la nota de débito el valor cobrado se convierte en un ingreso por ser un cobro adicional.
Es importante tener un buen manejo en el control de emisión de las notas de crédito y de
débito en la contabilidad de cada entidad, son documentos fiscales que como las facturas
deben estar adecuadamente archivadas, tener un orden correlativo de emisión entre otras
consideraciones para no incurrir en problemas ante la Superintendencia de Administración
Tributaria al existir una revisión.
No dude en acercase a nosotros para asesorarle oportunamente en el área fiscal y legal.

Autora: Alesia Castañeda / Contabilidad

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